【監修付き】給与明細とは？項目を一つずつプロが解説します。
見てもよく分からないからという理由で、給与明細の交付を受けても、普段、内容を確認しない方がいらっしゃいます。しかし、給与振込口座に振り込まれた金額が、今までと大きく変わったような場合には、給与明細の内容を詳しく確認したくなるものです。
一方で、給与の支払者である企業にとっては、従業員への給与明細の交付が義務となっています。
給与明細とは何なのか、その各項目の意味はどういうことなのか、詳しく見ていきましょう。
＜給与明細とは？＞
給与明細とは、給与の支払額やその根拠となる情報が、まとめて記載された通知のことです。給与の総支給額の根拠となる勤怠情報や、総支給額から控除される社会保険料や所得税などの情報が記載されています。
従業員に支給される手当の種類や金額が変わることもありますし、残業代のように毎月金額が変動するものもあります。これによって、総支給額も変動しますし、総支給額が変動すれば、結果的に総支給額から控除される金額も変動します。
所得税法第231条が、企業など給与を支払う者は、給与の支払を受ける従業員に支払明細書を交付しなくてはならないと定めています。したがって、企業は従業員に給与明細を交付する義務があり、給与を支払う際に交付しなければなりません。
＜給与明細の各項目の詳しい見方＞
給与明細には、大きく分けて、勤怠項目、支給項目、控除項目の3つが記載されています。これらは一般的に、給与計算の締日の翌日から次の締日までの1か月ごとに記載されます。それぞれについて、具体的に見ていきましょう。
- 勤怠項目の詳細
勤怠項目は、主に勤務や欠勤についての項目です。具体的には、次のような項目があります。
| 勤務日数・時間
欠勤日数・時間 残業時間 年次有給休暇取得日数・時間 年次有給休暇残日数・時間 |
それぞれについて、具体的に見ていきましょう。
・勤務日数・時間
所定勤務日数ではなく、実際に勤務した日数が表示されます。フレックスタイム制など、変形労働時間制の適用対象者には勤務時間も必須となります。
・欠勤日数・時間
終日の欠勤であれば欠勤日数、遅刻・早退・中抜けであれば欠勤時間となります。まとめて欠勤時間の表示でもかまいません。フレックスタイム制で基準時間に足りない時間も、欠勤時間で表示します。
・残業時間
一口に「残業時間」と言っても、割増率や集計方法の違いによって、区分して表示します。一般的な区分を次に示しておきます。
| 種類 | 具体的内容 | 割増率 |
| 時間外
（残業手当） |
法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えたとき | 25％以上 |
| 時間外労働が限度時間（1か月45時間、1年360時間等）を超えたとき | 25％以上 | |
| 時間外労働が1か月60時間を超えたとき | 50％以上 | |
| 休日
（休日手当） |
法定休日（週1日）に勤務させたとき | 35％以上 |
| 深夜
（深夜手当） |
22時から翌5時までの間に勤務させたとき | 25％以上 |
・年次有給休暇取得日数・時間
年次有給休暇を取得（消化）した日数を表示します。半日単位の年次有給休暇がある職場では、0.5日単位の表示となります。また、時間単位の年次有給休暇がある職場では、1時間単位の表示も必要となります。
・年次有給休暇残日数・時間
年次有給休暇の残りの（未消化の）日数を表示します。半日単位の年次有給休暇がある職場では、0.5日単位の表示となります。また、時間単位の年次有給休暇がある職場では、1時間単位の表示も必要となります。
- 支給項目の詳細
支給項目は、基本給、手当、残業代について金額で示される項目です。具体的には、次のような項目があります。
| 基本給
手当 残業代 |
・基本給
給与の基本となる賃金で、職務内容や職務遂行能力等の職務に関する要素や勤続年数、年齢、資格、学歴等の属人的な要素等を考慮して、各従業員について決定されます。
・手当
手当の種類は、企業毎に決定され就業規則に示されます。一般的な手当としては、通勤手当、家族手当、役付手当、資格手当、精勤手当などがあります。支給要件や金額についても、就業規則に示されます。
・残業代
「●勤怠項目の詳細」の「残業時間」で示した種類ごとに、金額で示されます。「残業手当」と呼ばれることもありますが、一般の手当とは異なり法定のものですから、他の手当とは区分して表示します。
- 控除項目の詳細
控除とは、差し引かれることを言います。給与から差し引かれる控除項目には、保険料や税金があります。具体的には、次のような項目があります。
| 健康保険料
介護保険料 厚生年金保険料 雇用保険料 所得税 住民税 |
・健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料
それぞれ、健康保険、介護保険、厚生年金保険の保険料です。これら3つの保険が、狭義の社会保険です。それぞれの保険料の従業員（被保険者）負担分を金額で表示します。
これらの保険料の計算では、原則として年に1回、基準となる月額が決定されます。これは、4月から6月までの給与の総支給額の平均を元に決定されるもので「標準報酬月額」と呼ばれます。
毎年改定される「保険料額表」で「標準報酬月額」がどの等級に当てはまるかを確認して、具体的な保険料を知ることができます。給与支給額に大きな増減がなければ、その年の9月から翌年8月までの各月について、この保険料が適用されます。
・雇用保険料
雇用保険の保険料の従業員（被保険者）負担分を金額で表示します。
雇用保険料は、総支給額を基準に、事業主と従業員のそれぞれの保険料率を掛けて算出されます。
狭義の社会保険の場合とは異なり、毎月の総支給額が基準となりますから、残業代の増減などにより毎月変動します。
・所得税
所得税は所得に応じて国に納める税金です。最終的な納付額は、1年間の収入額によって決定されます。
しかし、企業が給与を支払うときには、その額に応じて、概算で所得税を控除します。これが源泉徴収税です。
概算で控除した金額と、最終的な納付額との差額は、年末調整の形で精算されます。
・住民税
住民税は、前年の収入に対して発生しますが、住んでいる市町村によって算出方法が異なります。
住民税の納付額は、企業が計算するのではありません。毎年5月下旬、各市町村から「市民税・県民税特別徴収税額の決定・変更通知書（納税義務者用）」が各企業に送付され、従業員はこれを受け取ることになります。
給与明細の住民税の金額は、通知書の金額と一致していることになります。
＜給与明細の保管方法や保管期間について＞
紙ベースの給与明細は、何年分も保管しておくと意外にかさばるものです。従業員の方は、紛失した場合に、会社に対して何年前のものまで再発行や閲覧を求めることができるのか、気になるところです。
- 給与明細の保管方法
会社と従業員とでは、保管方法のポイントが異なります。
・会社での保管方法
給与明細は個人情報であるため、鍵をかけて厳重に保管する必要があります。これを従業員別にファイリングするか、月別に保管するかは、各企業によって考え方が分かれます。電子化されていれば、個人情報の保護の点からも、ファイリングの点からも、保管場所の確保の点からも、負担が大幅に軽減されます。
・従業員の保管方法
支給月の順に揃えて保管しておくのが便利です。陽に当たると、紫外線によって印字が消えることもありますので、光の当たらない場所に保管することをお勧めします。
- 給与明細はいつまで保管すればいい？
保管期限についても、会社と従業員とでは違いがあります。
・会社の保管期限
会社の保管期限については、明確な法定のものがありません。
一方で、賃金台帳は5年間の保管義務が定められていますので、これに合わせて5年間保管している企業が多いという実態があります。
・従業員の保管期限
確定申告が必要となる場合や住宅ローンを組む場合に備えて、ある程度の期間は保管が必要です。万一、残業代など給与の一部について、未払があったことに気づいた場合には、法律上、3年前まで遡って請求することができますから、3年間は保管しておくとよいでしょう。
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以上、給与明細の各項目について、具体的な内容を見てきました。これだけでも、十分に複雑だと感じる方も多いのではないでしょうか。あるいは、給与明細の保管について、不安を覚えた部分があったかも知れません。
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2023年11月06日
社会保険労務士 柳田 恵一
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